Og hvad det betyder for dig, som medlem af dansk Land-Rover klub

I Dansk Land-Rover klub opbevarer vi de oplysninger du som medlem giver til os, både ved indmeldelse, men også når du f.eks. er inde og opdatere dine oplysninger via hjemmesiden. Disse oplysninger kan du som medlem til enhver tid gå ind og se, ændre og slette ved blot at logge ind på klubbens hjemmeside.

Det betyder at det er DIT ansvar at det er de oplysninger du ønsker vi har, der står derinde og at de er opdaterede.
De oplysninger vi har registreret, bruges udelukkende til klubbens drift, såsom at give adgang til hjemmesiden via medlemsnummer, kunne fremsende ny kode via mail, sende indkaldelse til f.eks. Landsråd og lign. via mail og kontakte direkte via telefonen, såfremt dette måtte være nødvendigt.

Oplysningerne er også nødvendige for at klubben kan sende kontingent opkrævning og medlemsblad ud, så der er nogle grundoplysninger som vi skal have, herunder adresse, postnummer og by
Melder man sig til rabatordninger der er tilknyttet medlemskabet af klubben, herunder billigere forsikringer, så udveksles der ikke-personfølsomme data med de virksomheder vi har aftaler med, og kun når der foreligger databehandler aftale med parterne.
Ligeledes kan der udveksles oplysninger mellem DL-RK og evt. 3. parts virksomheder der benyttes som konsulenter til f.eks. specifike udsendelser, herunder medlemsundersøgelser. Også i dette tilfælde sker det udelukkende når der forefindes en databehandleraftale mellem DL-RK og firmaet.

Ved online betaling af kontingent deler vi ikke personlige oplysninger med 3. parts virksomheder, MEDMINDRE det er nødvendigt for at gennemføre betalingen.

Hvor længe gemmer vi så disse oplysninger?
Vi skal ifølge borføringspligterne gemme oplysninger i 5 år og derfor vil data om et medlem der melder sig ud altid blive gemt i minimum de 5 år. Når man melder sig ud, kan man oplyse at man ønsker sine oplysninger slettet efter de 5 år, det vil vi registrere og slette automatisk ved regnskabsårets afslutning, det pågældende år hvor der er gået 5 år.
Vi gemmer dog fortsat medlemsnummer, fornavn og efternavn, i forhold til at det er besluttet man kan melde sig ind igen og få sit gamle medlemsnummer igen.

Såfremt man benytter sig af vores forum på hjemmesiden, så skal man være opmærksom på at dette benyttes som et opslagsværk og der herinde IKKE bliver slettet nogle data efter 5 år. Og på forum bliver den offentlige IP-adressen registreret. Dette benyttes til at kunne identificere folk, såfremt de skriver ind og ønsker enkelte opslag slettet. Ønsker man indlæg slettet af særlige årsager, så kontaktes IT-udvalget og indlægsnumre der ønskes slettet skal opgives. Disse kan ses i toppen af det indlæg man har lavet.
Der er en log på når man logger ind på hjemmesiden. Denne log er kun tilgængelig, og kun for IT-udvalget, når man anmoder om kodeord gensendt. Denne logfil viser den IP-adresse der er blevet benyttet de sidste 10 gange samt de oplysninger der er registreret på medlemmet tidligere, samt de oplysninger personen mener er de rigtige. Disse bruges til at sikre at det er den rigtige der anmoder om ny kode og at medlemmers oplysninger ikke sendes ud til forkerte. Denne proces er manuel, så det er først når en person i IT-udvalget har gennemgået oplysningerne og sikret de er rigtige, at de sendes ud.

Der gemmes oplysninger om medlemmer i længere tid, altså mere end 5 år, såfremt medlemmet har deltaget i konkurrencer f.eks. Trial i en region, til et Landsarrangement og andre aktiviteter. Disse gemmes ofte på pokaler men kan også findes som lister i regionerne. Her skal man tage fat i den enkelte regionsledelse og oplyse om hvilke oplysninger man ønsker slettet, såfremt dette ønskes.
Har man besiddet en tillidspost i klubben og har modtaget en hæder for dette, så vil dette også kunne findes på lister og evt. pokaler. Her er proceduren den samme, man kontakter den regionsledelse eller HB, der administrerer fordelingen af hæderen og oplyser sit ønske om sletning af den specifikke registrering.